HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MAILINGS

Là một trong số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy nhiên mail merge lại không thật phổ biến. Vậy mail merge là gì cùng phương pháp sử dụng mail merge trong số vấn đề của công việc hiện nay như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một tin nhắn dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này được cho phép người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của gmail để gửi đến những địa chỉ khác biệt.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mailings

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số lên tiếng không giống nhau cơ bản như: thương hiệu, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung tin nhắn một biện pháp nhanh khô gọn nhất.

Mail merge trong word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người sử dụng có thể tiết kiệm được thời gian Lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người sử dụng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ góp bạn xong mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người sử dụng bao gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao mà không phải tốn thừa nhiều thời gian mang lại việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở vào MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần để ý những điều sau:

Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để tróc nã xuất dữ liệu tại ô tính phân phối nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác biệt để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để tất cả thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này thế nào. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những biết tin sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy thuộc theo nội dung và nguồn dữ liệu nhưng cũng cần phải bao gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra sản phẩm loại những thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những ban bố tùy chỉnh này thường là:

Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận email Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong những bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định cơ mà người sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này còn có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word Các văn bản gồm cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản vào mail merge

Những nội dung cơ mà bạn thấy trong số tin nhắn tất cả sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những tin nhắn bình thường khác với các đọc tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận mail Nội dung thiết yếu của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã bao gồm với chỉ thể hiện các nội dung vậy đổi Khi người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Xem thêm: Bánh Gạo Hàn Quốc, Cách Làm Bánh Gạo Hàn Quốc Kênh 14, Hướng Dẫn Cách Làm Bánh Gạo Cay Hàn Quốc Tokbokki

khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một giải pháp trả chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người sử dụng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn bao gồm thể làm cho được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để có biện pháp tạo mail merge cho chính mình.

Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã tất cả sẵn. Hiện giờ, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Clichồng chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút ít “Next select recipients
*
Cliông chồng chuột vào ô use the current document Bước 3: Tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo như hình.
*
Tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: Hiện giờ, giao diện screen sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn cliông xã chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: Sau lúc trả thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần cyếu như ví dụ.
*
Di chuyển con chuột tới vị trí cần ckém Bước 6: Sau khi đã điền đầy đủ những đọc tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối cùng Bước 7: Click chọn “Next: pnhận xét your letter” để kết thúc quy trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel

Để bao gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để tất cả thể bao gồm được sự điều chỉnh những công cụ của excel. Đối với hàm text, người sử dụng tất cả thể dễ dàng chũm đổi các biết tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ thương hiệu quý phái một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều khá phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này khá giống với các dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.

Trong thời điểm này, bạn nên đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến mang lại hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì những biết tin cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên ổn được chất lượng của nó. Cùng với đó, những tùy chọn về phông chữ, kích thước, color sắc cũng sẽ không bị nỗ lực đổi.

Trên đây là một số phân tách sẻ của pixshare.vnpixshare.vn về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là giải pháp sử dụng mail merge cơ bản cho người sử dụng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được biện pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một giải pháp nhanh lẹ nhất phục vụ cho những công việc khác nhau của bản thân cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết góp bạn xử lý những tình huống nơi công sở